Voorwaarden
KANTOORKLACHTENREGELING
1 Begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
• klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de Opdrachtgever jegens de advocaat of onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet. Mondelinge klachten vallen buiten deze regeling;
• klager: de Opdrachtgever of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
• klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht, zijnde mr. G.T Poot;
2 Toepassingsbereik
2.1 Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Waldan en de Opdrachtgever.
2.2 De klachtenfunctionaris draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling voor de advocaat van Waldan die de opdracht voor Opdrachtgever uitvoert, of heeft uitgevoerd.
3 doelstellingen
1.1 Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
• het vastleggen van een procedure om klachten van Opdrachtgever binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
• het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van Opdrachtgever vast te stellen;
• behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
• medewerkers te trainen in Opdrachtgevergericht reageren op klachten;
• verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
4 informatie bij aanvang dienstverlening
4.1 Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de Opdrachtgever voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
4.2 Waldan heeft in de algemene voorwaarden opgenomen bij welke instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
4.3 Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de Rechtbank Noord-Holland.
5 Interne klachtprocedure
5.1 Indien een Opdrachtgever het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar de advocaat, welke de klacht registreert en doorzet naar de klachtenfunctionaris.
5.2 De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
5.3 Degene over wie is geklaagd tracht samen met de Opdrachtgever tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
5.4 De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de
klacht wordt gegeven.
5.5 De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
5.6 Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
6 Geheimhouding en kosten klachtbehandeling
6.1 De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht. Hetzelfde geldt voor Opdrachtgever.
6.2 De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht. Het voorgaande geldt niet indien de klager een evident ongegronde, of niet serieuze klacht indient, welke tot doel lijkt te hebben Waldan te hinderen c.q. op kosten te jagen. In dat geval is er sprake van misbruik is de indiener/partij voor wie de klacht is ingediend gehouden tot vergoeding van de kosten van afhandeling van de ingediende klacht(en).
7 verantwoordelijkheden
7.1 De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
7.2 Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
7.3 De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
7.4 De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
8 Klachtregistratie
8.1 De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
8.2 Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld door de klachtenfunctionaris.
ALGEMENE VOORWAARDEN
1 toepassingsgebied
1.1. Deze algemene voorwaarden (‘voorwaarden’) zijn van toepassing op iedere opdracht die wordt verleend aan Waldan, kantoorhoudende aan (2011 CG) Spaarne 79 te Haarlem, ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 67013481 (hierna ook: (‘Waldan’), daaronder begrepen iedere volgende, gewijzigde-, of aanvullende overeenkomst met opdrachtgever. De algemene voorwaarden zijn gepubliceerd op de website van Waldan (www.Waldan.nl/voorwaarden) en op eerste verzoek toegezonden. Waldan is ingeschreven bij de Nederlandse beroepsorde van advocaten van Noord-Holland.
1.2. Deze voorwaarden gelden mede ten behoeve van ieder die bij Waldan werkzaam is, ieder die door Waldan wordt ingeschakeld, en ieder voor wiens handelen of nalaten Waldan aansprakelijk is of kan zijn. De toepasselijkheid van enige andere algemene voorwaarden op later tijdstip wordt door Waldan reeds nu voor alsdan (steeds) uitdrukkelijk afgewezen.
2 de opdracht
2.1. Alle opdrachten worden geacht uitsluitend te zijn gegeven aan en aanvaard door Waldan, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd. De werking van artikel 7: 404 Burgerlijk Wetboek (“BW”), dat voor het laatst genoemde geval een regeling geeft, en de werking van artikel 7: 407 lid 2 BW, dat een hoofdelijke aansprakelijkheid vestigt in het geval waarin twee of meer personen een opdracht hebben ontvangen, worden volledig uitgesloten.
2.2. Tenzij met de opdrachtgever is afgesproken dat de opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd, is Waldan vrij om te bepalen welke van de aan haar op enige wijze verbonden personen bij de uitvoering van de opdracht worden ingeschakeld. Opdrachtgever staat toe dat Waldan gebruik maakt van (sub)-verwerkers voor verwerking van persoonsgegevens.
2.3. De uitvoering van de verstrekte opdracht geschiedt uitsluitend ten behoeve van opdrachtgever persoonlijk. Derden kunnen aan de overeenkomst (namens opdrachtgever) geen rechten ontlenen. Indien opdrachtgever volgens de tussen partijen gesloten overeenkomst bestaat uit meerdere natuurlijke personen en/of rechtspersonen, is elk van die (rechts-) personen tegenover de Waldan hoofdelijk verbonden tot nakoming van de overeenkomst en de daaruit voortvloeiende aanspraken.
2.4. Waldan voert haar werkzaamheden uit naar beste inzicht en vermogen en spant zich in om voor opdrachtgever het beste resultaat te behalen, gegeven de omstandigheden. Alle verbintenissen die Waldan aangaat worden geacht inspanningsverbintenissen te zijn, ook als partijen een specifiek resultaat of (fatale) termijn overeenkomen.
3 uitvoering van de opdracht
3.1. Opdrachtgever dient Waldan tijdig en kosteloos te voorzien van alle informatie, omstandigheden die nodig/relevant (kunnen) zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Opdrachtgever staat in voor de juistheid van die hiervoor bedoelde informatie en omstandigheden. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor, en aanvaardt het risico van, mogelijke gevolgen of aanspraken voortvloeiende uit de inhoud, nauwkeurigheid, volledigheid en consistentie van door opdrachtgever (niet) verstrekte informatie. Verder is opdrachtgever gedurende de opdracht verplicht Waldan direct te informeren wanneer feiten en omstandigheden wijzigen of zich voordoen die voor de uitvoering van de overeenkomst van belang kunnen zijn.
3.2. Indien voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke informatie of gegevens niet, niet-tijdig of niet overeenkomstig de afspraken ter beschikking wordt of worden gesteld aan Waldan of indien opdrachtgever of ingeschakelde derden op andere wijze niet aan haar verplichtingen voldoen, daaronder mede begrepen maar niet uitsluitend het niet afdoende meewerken en/of inzetten, kan zij Waldan niet houden aan verbintenissen die hiervoor afhankelijk zijn en is Waldan gerechtigd de nakoming van haar verplichtingen op te schorten zonder tot enige schadevergoeding gehouden te kunnen worden. Waldan is voorts gerechtigd om de hierdoor ontstane kosten in rekening te brengen bij opdrachtgever.
3.3. Alle door Waldan opgegeven, of op enig moment op te geven, (leverings-) termijnen gelden altijd bij benadering en zijn nimmer te beschouwen als fatale termijnen. Het voorgaande geldt niet voor de termijn genoemd in artikel 5.2. Derhalve leidt overschrijding van deze (leverings-) termijnen niet tot een toerekenbare tekortkoming van de kant van Waldan, noch is de opdrachtgever gerechtigd aanspraak te maken op enige schadevergoeding voor de overschrijding daarvan.
4 aansprakelijkheid
4.1. Indien zich bij de uitvoering van een opdracht een gebeurtenis of een nalaten voordoet, die tot aansprakelijkheid leidt, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot de directe schade tot het bedrag (of de bedragen) waarop de door Waldan gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft. Onder directe schade vallen uitsluitend de redelijke kosten, gemaakt om de oorzaak en de omvang van de schade te bepalen en de redelijke kosten gemaakt door opdrachtgever ter voorkoming of beperking van schade, voor zover opdrachtgever aantoont dat deze kosten werkelijk hebben geleid tot beperking van de schade. Andere schade is indirecte schade. De inhoud en de voorwaarden van de beroepsaansprakelijkheidsverzekering zijn in lijn met de eisen die de Nederlandse Orde van Advocaten.
4.2. Indien om welke reden dan ook geen uitkering krachtens de in lid 1 van dit artikel 4 bedoelde verzekering mocht plaatsvinden, is iedere vorm van aansprakelijkheid van Waldan beperkt tot de factuurwaarde van de betreffende opdracht, althans tot een maximaal bedrag van € 10.000,- per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.
4.3 Voorwaarden voor het opeisbaarheid van enige aanspraak is a) dat opdrachtgever de schade binnen bekwame termijn (acht weken) na ontdekking van de schade of na het moment dat hij redelijkerwijze deze had moeten ontdekken, bij Waldan schriftelijk en gedetailleerd kenbaar heeft gemaakt, of binnen deze termijn een klacht indient tegen Waldan conform artikel 8.2 van deze voorwaarden, en b) opdrachtgever aantoont adequate maatregelen te hebben genomen om de gevorderde schade te beperken of te voorkomen, alsmede zelf zorgvuldig te hebben gehandeld. Vorderingen tot betaling van schadevergoeding vervallen door verloop van een jaar na de dag waarop de opdrachtgever bekend werd met de schade en de mogelijke aansprakelijkheid van Waldan voor die schade.
4.4 Aansprakelijkheid van Waldan voor schade die niet in artikel 4.1 van deze voorwaarden is opgenomen, waaronder mede begrepen indirecte schade zoals: gederfde winst of omzet, gemiste besparingen, verslechtering van (markt- of rechts-)positie, gemiste kansen, verlies van (integriteit, beschikbaarheid, of vertrouwelijkheid van) gegevens, schade door bedrijfsstagnatie, inzet van (bestaand of extra) personeel of middelen, aan derden verschuldigde boetes en vergoedingen, inbreuk op vermogensrechten en verminderde goodwill, is in elk geval uitgesloten.
4.5 De in dit artikel 4 genoemde beperkingen van de aansprakelijkheid gelden evenzeer voor vrijwaringen ten gunste van Waldan. Beperkingen van de aansprakelijk van Waldan komen te vervallen indien er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van de directie van Waldan.
5 verplichtingen van opdrachtgever
5.1. De opdrachtgever vrijwaart Waldan en haar hulppersonen tegen vorderingen van derden, die stellen schade te hebben geleden door of verband houdende met door Waldan ten behoeve van de opdrachtgever verrichte werkzaamheden. In dat geval zal opdrachtgever ook de redelijke kosten van Waldan vergoeden, gemaakt in verband met het voeren van verweer tegen dergelijke vorderingen.
5.2. Betaling van declaraties van Waldan dient te geschieden binnen 21 dagen na factuurdatum. Bij gebreke van volle betaling binnen deze termijn raakt opdrachtgever zonder aankondiging in verzuim en is vanaf dat moment ook gehouden tot betaling van de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW). Als opdrachtgever een consument is geldt het tarief volgens de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten en het bijbehorende besluit. Behoudens tijdig schriftelijk bezwaar van de opdrachtgever is Waldan gerechtigd voor of van de opdrachtgever ontvangen gelden (zoals een voorschot) te verrekenen met hetgeen de opdrachtgever aan Waldan verschuldigd is. Alle (buiten-) gerechtelijke kosten gemaakt bij invordering komen voor rekening van de opdrachtgever. De gerechtelijke kosten zijn niet beperkt tot de te liquideren proceskosten doch zullen integraal voor rekening van de opdrachtgever zijn, indien deze in overwegende mate of volledig in het ongelijk wordt gesteld.
5.3 Indien Waldan een vordering jegens opdrachtgever in een gerechtelijke/arbitrale procedure aanhangig heeft gemaakt omdat opdrachtgever (financiële) verplichtingen niet nakomt, is opdrachtgever gehouden de met deze procedure gemoeide werkelijke kosten te vergoeden. Hieronder zijn begrepen de kosten van advocaten, procesgemachtigden, deurwaarders, griffierechten alsmede het aan arbiters of bindend adviseurs verschuldigde honorarium en vastrecht, ook indien deze een eventuele proceskostenveroordeling op grond van artikel 237 en verder van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering te boven gaan. Deze vergoeding van de kosten zal steeds, zodra (interne of externe) juridische bijstand door Waldan is ingeroepen, respectievelijk door Waldan incasso maatregelen worden genomen, zonder dat enige nadere vorm van bewijs nodig is, in rekening worden gebracht en door opdrachtgever verschuldigd zijn.
6 inschakeling van derden
6.1. Waldan is gerechtigd bij de uitvoering van de opdracht derden in te schakelen. De keuze van de door Waldan in te schakelen derden zal, waar mogelijk en in redelijkheid aangewezen, geschieden in overleg met de opdrachtgever en met inachtneming van de nodige zorgvuldigheid. Waldan is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van deze derden, behoudens opzet of grove schuld van Waldan.
6.2. Waldan zal de in te schakelen derden, hulppersonen en/of bewerkers houden aan hun verplichting om gegevens met zorg te behandelen en voor zover gegevens vertrouwelijk zijn deze ook als zodanig te behandelen en daarbij passende maatregelen te treffen.
7 honorarium
7.1 Tenzij anders overeengekomen zijn alle prijzen en tarieven in Euro (€), exclusief omzetbelasting (BTW) en andere heffingen welke van overheidswege worden opgelegd. Reisuren, reis- en verblijfkosten, verschotten en andere aan de werkzaamheden gebonden kosten zijn niet in de prijzen en tarieven inbegrepen en kunnen door Waldan apart in rekening worden gebracht conform de gemaakte afspraken met opdrachtgever. Opdrachtgever is gehouden het in rekening gebrachte te voldoen voor de op de factuur aangegeven vervaldatum.
7.2. Waldan heeft het recht het door haar gehanteerde basis uurtarief en de door haar gehanteerde kosten en tarieven jaarlijks te wijzigen. Indien de wijziging een verhoging inhoudt van meer dan 10%, of indien een verhoging plaatsvindt binnen drie maanden na het tot stand komen van de opdracht tussen Waldan enerzijds en de opdrachtgever anderzijds, heeft de opdrachtgever tot 30 dagen na notificatie het recht de overeenkomst te op te zeggen.
7.3 Waldan is steeds gerechtigd te om een deel van het honorarium als voorschot te verlangen en kan aanbieden om te werken op basis van een prepaidkaart. Voorschotten en prepaidkaarten worden vooraf gefactureerd door Waldan en voldaan door opdrachtgever. Indien Waldan werkt op basis van een voorschot of prepaidkaart en het aantal ingekochte uren (of voorschot) wordt overschreden, dan neemt opdrachtgever automatisch een strippenkaart af (of zal een gelijk voorschot voldoen). Het opvolgende voorschot of de prepaidkaart heeft hetzelfde aantal uren, tarief en gelijke voorwaarden.
7.4 Opdrachtgever is niet gerechtigd tot verrekening of opschorting van financiële verplichtingen jegens Waldan. Aan een door Waldan afgegeven calculatie, inschatting of begroting kan door opdrachtgever geen rechten of verwachtingen worden ontleend, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Een door opdrachtgever aan Waldan kenbaar gemaakt budget geldt slechts als een tussen partijen overeengekomen (vaste) prijs voor de door Waldan te verrichten prestaties, indien dit schriftelijk uitdrukkelijk is overeengekomen.
8 diverse onderwerpen
8.1. Ingeval van discrepantie tussen deze algemene voorwaarden en de opdrachtbevestiging van Waldan danwel de overeenkomst met opdrachtgever, prevaleert het bepaalde in de opdrachtbevestiging van Waldan hetzij de overeenkomst met opdrachtgever.
8.2 Waldan hanteert een klachtenregeling welke van toepassing is op alle opdrachten die Waldan uitvoert voor Opdrachtgever. Opdrachtgever dient binnen een redelijke termijn (van acht weken) nadat opdrachtgever de gebreken heeft geconstateerd of heeft kunnen constateren, schriftelijk een klacht in bij de klachtenfunctionaris of behandelend advocaat. Het niet tijdig indienen van de klacht kan tot gevolg hebben dat de Opdrachtgever rechten ter zake verliest (artikel 6:89 BW). De klachtenregeling is te vinden op de website van Waldan (www.Waldan.nl/klachtenregeling) en wordt op eerste verzoek toegezonden.
8.3. Tezamen met de opdrachtbevestiging en de klachtenregeling vormen deze voorwaarden, daaronder begrepen iedere vervolgopdracht of gewijzigde of aanvullende opdracht de volledige overeenkomst tussen Waldan en de opdrachtgever. Eventuele voorafgaande overeenkomsten, regelingen, afspraken of verklaringen komen te vervallen bij totstandkoming van de overeenkomst tussen Waldan en opdrachtgever.
8.4. Wijzigingen van deze voorwaarden of de opdrachtbevestiging zijn slechts mogelijk en van kracht voor zover daarmee door alle partijen schriftelijk (of per e-mail) is ingestemd.
8.5. De eventuele intellectuele en industriële eigendomsrechten op hetgeen Waldan in het kader van de uitvoering van de overeenkomst voortbrengt rusten bij Waldan, tenzij partijen schriftelijk uitdrukkelijk anders overeenkomen. Indien de overeenkomst (mede) bestaat uit om werken te leveren aan/voor opdrachtgever, dan verkrijgt opdrachtgever daarop slechts een niet exclusieve gebruikslicentie welke enkel inhoudt dat zij de documenten mag gebruiken op verantwoorde wijze voor het doel waarvoor deze zijn vervaardigd. Deze toestemming omvat geen recht tot sublicensering, of toestemming voor bezwaring met rechten, verpanding, (weder-)verkoop, of openbaarmaking buiten het normale gebruik. Ander gebruik is niet toegestaan en geheel voor eigen risico.
8.6. Waldan is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. De gewijzigde voorwaarden worden geacht te zijn aanvaard indien de opdrachtgever niet binnen 14 dagen nadat de gewijzigde voorwaarden hem zijn toegezonden of kenbaar geworden tegen de gewijzigde voorwaarden bezwaar heeft gemaakt. Onder kenbaar maken valt ook publicatie van de gewijzigde versie op www.waldan.nl/voorwaarden.
8.7. Deze algemene voorwaarden zijn in de Nederlandse taal opgesteld; de Nederlandse tekst is bij enig verschil van inhoud of strekking bindend.
9 Verwerking persoonsgegevens
9.1. Indien Waldan persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een opdracht is Waldan verantwoordelijke in de zin van de AVG tenzij anders overeengekomen. Voor zover Waldan als verwerker zou optreden verwerkt hij de persoonsgegevens uitsluitend in het kader van de overeengekomen werkzaamheden en verwerkingsdoeleinden, of als gevolg van een wettelijke verplichting, executoriaal vonnis of wettelijk voorschrift. Daarbij gelden deze voorwaarden als een verwerkersovereenkomst.
9.2 Waldan en opdrachtgever (hierna: ‘partijen’) nemen de toepasselijke wetgeving zijnde de Algemene Verordening Gegevensbescherming(‘AVG’) in acht. Verder spannen partijen zich in om de verwerking van persoonsgegevens op verantwoorde wijze te laten plaatsvinden. Opdrachtgever bepaalt de doelen waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden, de duur van verwerking en daarbij nodige wettelijke verplichtingen en legt deze schriftelijk vast in instructies of documentatie die hij aan Waldan verstrekt. Uit de documentatie volgt ook om welke persoonsgegevens het gaat en de soort persoonsgegevens. Indien opdrachtgever de doelen wijzigt, intrekt of doelen toevoegt licht hij Waldan daarover tijdig in. Waldan heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens.
9.3 Waldan volgt de redelijke schriftelijke instructies van opdrachtgever op voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij zorgt opdrachtgever dat de instructies aan Waldan tijdig, legitiem en voldoende gedetailleerd zijn met oog op de goede uitvoering ervan. Opdrachtgever geeft bij instructies de relevante en gevraagde informatie die met de instructie samenhangt of voor de uitvoering nodig is. Als opdrachtgever instructies geeft aan Waldan die bestaan uit het treffen en gebruiken van extra middelen of extra maatregelen, buiten de door Waldan standaard gehanteerde of overeengekomen middelen of maatregelen, dan vergoedt opdrachtgever de kosten die Waldan als gevolg daarvan extra maakt, in aanvulling op de overeengekomen vergoeding.
9.4 Indien een partij vermoedt dat een verwerking in strijd is met toepasselijke wetgeving, rechten van betrokkenen of rechten van partijen, hetzij met de doelen, dan treedt hij in overleg met de andere partij om dit vermoeden te delen en zo nodig aanpassingen in de instructie of het doel overeen te komen, zodat deze verwerking zoveel mogelijk kan worden uitgevoerd. Als Waldan meent dat een verzoek tot verwerking buiten de doelen of instructies valt dan informeert hij opdrachtgever daarover, tenzij deze kennisgeving aan opdrachtgever in strijd is met wettelijke verplichting, executoriaal vonnis of wettelijk voorschrift.
9.5 Waldan zorgt net als opdrachtgever voor passende beveiligingsmaatregelen voor de verwerking die Waldan uitvoert voor opdrachtgever. Deze beveiligingsmaatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen persoonsgegevens met zich meebrengen. Verder zijn deze maatregelen gericht om te (de verwerkingen van) persoonsgegevens te behoeden tegen verlies, onnodige verzameling en onrechtmatige verwerking. Opdrachtgever erkent dat maatregelen nooit absolute veiligheid bieden, zodat het niet mogelijk is om onder alle omstandigheden onrechtmatige verwerkingen, onnodige verzameling of verlies te voorkomen. Wel spannen partijen zich (elk en gezamenlijk) in om dergelijke verwerkingen te voorkomen en passende maatregelen te nemen om de nadelige gevolgen van degelijke verwerkingen te beperken, wanneer deze zich voordoen. Waldan mag de persoonsgegevens verwerken in de Europees Economische Ruimte. Exporteren naar landen buiten de E.E.R., staat opdrachtgever toe, voor zover billijk, mits Waldan passende maatregelen neemt om de te exporteren persoonsgegevens adequaat te beschermen.
9.6 Waldan verleent aan opdrachtgever redelijke medewerking (bij een controle) in geval: a) een autoriteit een beroep doet op de ‘verantwoordingsplicht’ van de verantwoordelijke, en c) in geval van een datalek. De audit omvat geen toegang tot interne systemen en dossiers van anderen dan opdrachtgever en is beperkt tot de beschermingsmaatregelen. Opdrachtgever draagt de kosten van de controle. Een controle wordt tenminste vier weken schriftelijk vooraf aangekondigd aan Waldan en uitgevoerd onder zijn toezicht. De uitvoerende controleur is onafhankelijk en deskundig, tekent voor deze controle een geheimhoudingsverklaring opgesteld door Waldan, waarvan Waldan een kopie ontvangt. De geheimhoudingsverklaring verplicht de controleur om de persoonsgegevens, alsmede de commercieel gevoelige gegevens van Waldan (bedrijfsgeheimen, prijzen, e.d.) voor onbepaalde duur geheim te houden jegens derden. Controleur deelt de uitkomsten van zijn controle slechts en tegelijk aan partijen.
9.7 Partijen behandelen de persoonsgegevens als vertrouwelijke gegevens die zij niet delen met anderen dan partijen, sub-verwerkers en, in lijn met overeenkomst, aan betrokkenen of derden. Partijen verplichten hun medewerkers, alsmede ingeschakelde partijen zoals sub-bewerkers, tot geheimhouding van de persoonsgegevens naar derden toe. Opdrachtgever respecteert de wettelijke en professionele geheimhoudingsverplichtingen van Waldan.
9.8 Partijen eerbiedigen de wettelijke rechten van de betrokkenen wiens persoonsgegevens verwerkt worden, zoals verzoeken om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming, het maken van bezwaar tegen bepaalde of verdere verwerking van persoonsgegevens en een verzoek tot overdragen van de persoonsgegevens. Bij afhandeling van verzoeken van betrokkenen verlenen partijen elkaar redelijke medewerking. In het geval dat een betrokkene een verzoek richt aan Waldan zal deze het verzoek zonder vertraging doorsturen aan opdrachtgever, welke zorgt dat het verzoek binnen een redelijke termijn wordt afgehandeld. Waldan mag de betrokkene informeren dat het verzoek is doorgestuurd.
9.9 In het geval Waldan een datalek constateert zal hij hiervan zo snel mogelijk aan opdrachtgever melding doen. Daarbij verstrekt Waldan (stapsgewijs) de beschikbare gegevens aan opdrachtgever die deze nodig heeft om te kunnen beoordelen of melding nodig is. Deze gegevens omvatten: de aard en omvang van de datalek, de (vermeende) oorzaak, bekende en waarschijnlijke gevolgen voor betrokkenen, de reeds genomen en voor te stellen maatregelen. Partijen werken bij een datalek samen om te zorgen dat de afhandeling daarvan adequaat verloopt, voor zover de gegeven omstandigheden dat redelijkerwijs toelaten. Partijen zullen bij communicatie (naar betrokkenen, autoriteiten en derden) elkaars belangen en reputatie zo mogelijk handhaven.
10 toepasselijk recht en forumkeuze
10.1. Op alle overeenkomsten tussen de opdrachtgever en Waldan is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechtsinstantie te Noord Holland.